График сменности и приказ его утверждения. Правила составления графика сменности согласно тк рф

Образец графика сменности поможет сформировать собственный план деятельности каждого сотрудника на предприятии. Его можно скачать бесплатно.

Уникальность каждой профессии безусловна. С этим никто не станет спорить. Большая часть населения страны трудится по графику 5/2, где пять дней трудовых и два дня выходных. Но существуют масса других режимов работ. Образец графика сменности, предлагаемый на этой странице, поможет сформировать собственный план деятельности каждого сотрудника на предприятии. Как и все шаблоны, пример графика сменности можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Ряд организаций не имеют возможности останавливать процесс функционирования и вынуждены трудиться 24 часа в сутки. В связи с этим, возникает нужда в кадрах, обеспечивающих функционирование. Регулирование деятельности рабочих просто необходимо для решения задач компании. Благодаря правильно составленному графику сменности, работа происходит в автоматическом режиме. Один специалист передает смену другому. Тот, в свою очередь передает полномочия третьему.

Обязательные пункты графика сменности

:

• Реквизиты предприятия в левом верхнем углу;
• Напротив, справа, ставится отметка утверждения руководства;
• График сменности можно конкретизировать структурным подразделением;
• Основное содержание составляется в виде таблицы, куда вносятся ФИО сотрудников по вертикали, числа месяца по горизонтали;
• Подлежит фиксации продолжительность смены, перерывы для отдыха и питания, количество служащих в смене.
• В нижней части свои подписи, подтверждающие ознакомление с документом, ставят специалисты и непосредственный начальник.

Формирование графика сменности рабочих не должно противоречить действующему законодательству. Работники должны получать все гарантии и права, предназначенные им законом. Время отдыха, режим, оплата, социальные гарантии и другие вопросы - все это должно в обязательном порядке учитываться при составлении графика сменности. После окончательного редактирования, документ подлежит рассмотрению и утверждению руководителем компании.

В данной статье мы подробно расскажем как составить график работы с образцом.

Основные критерии составления графика работы

Виды

Можно выделить три вида графиков работы: сменный, скользящий, недельный. Все графики имеют как преимущества, так и недостатки, но их вид необходим для удовлетворения специфики работы конкретного учреждения.

Сменный график используется в основном организациями с круглосуточной системой работы. Кроме этого, в тех организациях (их большинство), график предполагает, что сотрудники работают, сменяя друг друга. Иногда графики рассчитывают период совместного труда двух и более специальностей на одном рабочем месте, в основном, такое встречается в образовании, культуре и здравоохранении. Сменность труда позволяет вести безостановочное производство. Определение режима работы по сменам дана в ТК РФ, ст.103.

Законом выделены 2 случая применения сменного графика:

1. Безостановочность (непрерывность) процесса производства. Режим работы превышает норму дневной выработки – 7,2 ч (женщины), 8 ч – мужчины.
2. Эффективность используемого оборудования (остановка работы агрегатов, или постоянное включение/выключение приводит к производственным потерям).

Графики работы по сменам составляются по формам, предлагаемым электронной версией программы. Определяются смены, их количество, временной промежуток, а затем данные заносятся в программу. Чаще всего график смен сделан на месяц, чтобы внутри месяца менять сотрудников по сменам (1,2, ночная). При правильном выстраивании смен, не будет возникать переработки у одного сотрудника, и недоработки у другого.

Графики работы по сменам можно менять или оставлять без изменений. Все зависит от возможностей и особенностей производства.

Скользящий график работы используется в учреждениях, где используется разъездной характер работы (командировки): сотрудники железнодорожных учреждений. В их графиках неизвестно время начала рабочего дня (поездные бригады) и окончания рабочей смены (грузовые перевозки), у автомобильного транспорта (дальние рейсы) и другие аналогичные услуги. Кадровик фиксирует по факту получения информации о том, что работник приступил к своим обязанностям и их завершения. От факта окончания работы начинается отчет времени на отдых, затем снова определяется время начала работы (поездка, выезд в рейс), т.е. по-настоящему график скользит по календарю и индивидуален для каждого отдельного работника. Электронная версия скользящего графика позволяет отслеживать норму выработки часов, каждого члена трудового подразделения. Выходные здесь также скользящие, устанавливаются только примерные даты, а факт выявляется в ходе трудового процесса.

Недельный график используется, когда сотрудники вырабатывают норму часов, не находясь непосредственно на своем рабочем месте каждый день, а только в сумме числовых значений отработанного времени за неделю. Выход на работу выбирается специалистом и согласуется с начальником отдела, цеха и т.д. индивидуально. Такой режим еще называют гибким режимом работы. Он считается самым распространенным за рубежом. За недельным режимом много преимуществ: повышается эффективность работы, отмечается снижение уровня дисциплинарных нарушений, улучшение психологического здоровья сотрудников.

Ст.102 ТК РФ также дает определение недельного режима времени работы. Недельный график используется в таких случаях:

1. Работа вне офиса (рабочее место на дому, в организацию приходит за заданием или для координации поручений, сдачи выполненной работы), так называемые, надомники.
2. Риэлтерские фирмы, где сотрудники вынуждены работать по режиму, который устанавливает не работодатель, а клиент. Это например, специалисты по работе с недвижимостью: агенты, менеджеры, курьеры.
3. Бухгалтера. Сейчас входит в моду нанимать на работу одного бухгалтера. Небольшие компании, частные предприниматели, индивидуальные предприниматели предпочитают не содержат штат сотрудников бухгалтерии, а свести бухгалтерский учет через отдельно нанятого специалиста. В таком случае бухгалтер обрабатывает документы дома, или в каком-то помещении, но вне производства. Устанавливать ему какой-то график работы кроме недельного не имеет смысла, так как он может выполнить весь объем работы в удобное для него время.

Заработная плата данных работников не зависит от отработанного времени, поэтому сотрудники сами контролируют его выполнение. Норма для них соответствует норме обычных работников, а режим другой. Зафиксировать время работы данного сотрудника в определенном графике сложно, поэтому форма заполняется, в ней проставляется примерная норма часов, а не отслеживается фактическое значение.

В графике обязательно выделяется время для восстановления физических сил. Время отдыха обычно делит рабочий день на две части, примерно равные по времени. Чаще всего, это один обеденный перерыв. Фактическая продолжительность времени, используемая для отдыха и питания, не входит в состав . По ст. 108 ТК РФ, перерывы, предоставляемые работнику во время рабочего дня (смены), могут быть не больше 2 часов и меньше 30 минут. Есть организации, где выбирают короткие технологические перерывы, они длятся не более 15 минут.
Если Вам поручили составить график работы, то вы сначала должны определиться с видом графика, наиболее приемлемым вашей организации (предприятию).

Виды графиков

Видов графиков достаточно большое количество, но большинство предприятий перешли в настоящее время на одинаковые унифицированные формы электронной версии кадровых программ. Они позволяют не затрачивать время на создание своих форм, введение формул и других задач, которые выполняют программисты. Документовед выбирает вид графика.

Виды графиков:

• табличный;
• программный;
• диаграммный.

Оформление графика происходит поэтапно

1. Выбирается учетный период

Необходимо установить период учета рабочего времени – месяц, квартал, год. Выбранный временной отрезок напрямую зависит от характера производства, его специфики, особенностей труда.

Пример. Сотрудники техникума должны выполнить часовую нагрузку с сентября по май месяц. Распределяем часы нагрузки на педагога соответственно по учетному периоду. Лето в данном случае исключается и входит в период отпуска. Если времени заработанного отпуска не хватает (например, отпуск 44 дня, не задействован педагог – 90 дней), педагогу предлагается отдых за свой счет, дополнительная нагрузка или другие варианты. Учетный период в данном случае – учебный год (а не финансовый).

2. Вычисляется фонд времени обслуживания конкретного рабочего места

По каждому рабочему месту вычисляется фонд обслуживаемого времени. Загрузка рабочего места. Исчисляется загрузка при любом виде графика в часах и минутах.

Например. Рабочее место токаря – фрезеровщика функционирует по действию станка. Станок работает по 3 часа безостановочно. Через три часа на остывание агрегата требуется 1,5 часа. Поэтому время работы станка – за сутки – 15 часов. Последний отдых станку дают 3 часа. На это время в графике работы можно устраивать пересменки. На данных станках работают мужчины – их рабочее время – 8 часов, поэтому с правильным графиком, можно легко за одним станком закреплять две штатные единицы.

Если место работника задействовано сутки (диспетчер электросетей). Эта норма высчитывается на учетный период (год) и равномерно распределяется по времени отработки отдельных сотрудников.

3. Определяется часовая норма

Продолжительность времени работы отдельных специальностей имеет отличное значение от всего персонала. В графике проставляется значение каждому работнику, если его норма рабочего времени отличается от нормы работы других.

Пример. В образовательном учреждении работают разные специалисты. Продолжительность рабочей недели у них разная, например, воспитатель обязан отработать 36 часов в неделю, музыкальный руководитель – 24 часа, учитель – логопед – 20 часов. Максимальное время работы в месяц (норма выработки) у них разное, оно должно найти отражение в графике. Свыше нормы нагрузку нельзя допускать, так она потребует дополнительных финансовых вложений.

4. Подсчет количества рабочих

Рассчитывается количество работников на одно рабочее место и общее количество штата. Данное число сотрудников должно обслуживать рабочее место и выполнять при этом план. Получается количественной кадровый состав – штат. Нормативный показатель штатных единиц предприятия.

Пример. Дежурный диспетчер энергосети организует круглосуточное дежурство на пульте. Учетный период его работы исчисляется за финансовый год. Общее время обслуживания рабочего места диспетчера составляет 8760 ч (365 календарных дней × 24 ч). Высчитываем численность, необходимую для обслуживания данного рабочего места, оно составляет примерно 4,8 человека. На практике работодатель может принять пять человек, а может четыре, распределив неполную ставку между работниками.

5. Формируется график

В выбранную форму вносятся рабочие должности, затем заполняются данные на специалистов, обслуживающих рабочие места, распределяется между ними часовая норма. Выставляется выработка, включающая все индивидуальные особенности каждого рабочего места. Проставляются выходные и праздничные дни. Принцип заполнения – принцип равномерности, распределение в приближенно одинаковых объемах между специалистами.

Высчитывается число смен, фиксируется сменность между работниками.

Основная задача формирования графика – доступность при восприятии работником, и простота, разборчивость для обсчета бухгалтерией. В график вносятся все штатные работники предприятия.
График требует каждодневной корректировки ( , командировки, отгулы). Если основные данные внесены заранее, данный процесс проходит легче, чем каждодневное внесение данных.

• Оплата труда. График работы – это основа для оплаты труда, его переносят в табель рабочего времени и обсчитывают заработную плату работника. Поэтому важно сделать график так, чтобы не было возможности допустить ошибочный расчет.
• Оплата переработки строится на оплате часов, отработанных сотрудником сверх нормы. Только правильные данные, занесенные в график, дадут точные цифры переработки.
• Оплата труда в ночное время. Ночным временем работы считается период с 22 часов до 6 часов. В графике ночные часы фиксируются и считаются в отдельной графе. Их оплата выше обычных часов, 35% от основного оклада, сверх заработной платы за отработанную норму. Работодатель, учитывая сложность ночного труда может установить и другие повышенные показатели оплаты.

Составление графика работы позволяет оптимизировать деятельность каждого из подразделений компании. Составление этого документа, позволяет повысить результативность трудовой деятельности каждого сотрудника предприятия. Именно рассматриваемый акт, позволяет избежать возможных перебоев в рабочем процессе и предупредить возникновение форс-мажорных ситуаций. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец графика работы сотрудников на месяц и поговорить о порядке формирования этого документа.

График работы - это распределение рабочего времени и времени отдыха сотрудников в течение определенного календарного периода

Предназначение документа

В действующем Трудовом Кодексе говорится о том, что каждый из работодателей может использовать два основных варианта ведения трудовой деятельности. При первом варианте, сотрудники работают по нормированному графику, разработанному контролирующими учреждениями. При втором варианте, работодатель самостоятельно устанавливает режим работы. Важно обратить внимание, что при использовании второго варианта, администрации компании необходимо разработать собственные внутренние акты, регулирующие трудовой распорядок. Также информация о длительности рабочего дня указывается в коллективном договоре и трудовом соглашении с каждым работником компании.

Для начала давайте рассмотрим различные режимы, имеющие стандартную продолжительность трудового времени:

• пять рабочих дней и два выходных;
• шесть рабочих дней и один выходной;
• скользящее расписание выходных дней;
• неполная трудовая неделя.

Важно обратить внимание, что при использовании ненормированного рабочего дня, работодатель должен разработать график сменности.

Согласно сто третьей статье Трудового Кодекса, необходимость в данном документе возникает в том случае, когда длительность рабочего процесса, выше длительности стандартного рабочего дня. При необходимости ведения непрерывного производственного процесса, администрация компании должна разработать график смен, для того чтобы задействовать имеющийся персонал в круглосуточной рабочей деятельности.

Рассматриваемый документ регулирует порядок выполнения работ в соответствии с установленными нормами рабочей деятельности. Рассматриваемый акт является неотъемлемой составляющей коллективного договора . При разработке этого документа, нанимателю следует учитывать точку зрения каждого сотрудника компании.

Согласно данному документу, работодатель устанавливает определенный график трудовой деятельности. Примером сменного расписания труда является ситуация, в которой работник выполняет свои обязательства в течение двух дней подряд. После этого ему предоставляется два выходных дня. В это время все обязанности данного человека выполняются его сменщиком. График выхода на работу сотрудников регулируют порядок смен. Как правило, данный документ разрабатывается на один или несколько месяцев вперед.

Чтобы обеспечить выполнение требований Трудового кодекса, необходимо составить правильный график работы сотрудников

Различия между табелем учета отработанных часов и графиком работ

График работы на месяц является внутренним актом, регулирующим режим трудовой деятельности. Следует сделать акцент на том, что рассматриваемый документ имеет ряд отличий от табеля учета рабочего времени. Последний составляется на основании девяноста первой статьи Трудового кодекса. Данный документ, составляемый руководством фирмы, используется для фиксации фактического количества часов, отработанных в течение месяца каждым тружеником. Контролирующими органами, установлена норма в размере сорока рабочих часов в неделю. Именно необходимость соблюдать данный распорядок, обязывает администрацию компании вести учет времени рабочей деятельности сотрудников.

Важно обратить внимание на то, что при составлении этого документа у руководителя отсутствует необходимость согласования различных тонкостей и нюансов с контролирующими учреждениями. Каждый работник, работающий по сменному графику, должен быть ознакомлен с расписанием работ в обязательном порядке. Подобные требования в отношении табеля учета отработанных часов отсутствуют. Согласно сто десятой статье ТК РФ, наниматель обязуется не нарушать установленный порядок и контролировать четкое соблюдение установленного режима трудовой деятельности.

Согласно установленному порядку, каждая организация должна иметь среди локальных актов, табель учета рабочего времени.

В отличие от табеля, график учета рабочего времени не относится к категории обязательных документов. Необходимость в формировании данного акта возникает только в случае непрерывного производственного процесса. Также следует отметить, что выдержки из рассматриваемых документов заносятся в трудовое соглашение, заключаемое между работниками компании и администрацией. Данная информация фиксируется в разделе, посвященном длительности трудового дня.

Предназначение графика

Рассматриваемый документ является многофункциональным актом. Он может использоваться для следующих целей:

1. При расчетах среднего размера заработной платы.
2. При расчете оплаты конкретных действий сотрудников.
3. В целях упорядочения деятельности работников компании.
4. Для определения величины дополнительных выплат и страховых взносов.
5. В целях выявления размера переработки и размера дополнительной оплаты.
6. Для снижения вероятности допущения ошибок при расчете заработной платы и отпускных (данный документ используется вместе с табелем учета отработанных часов в качестве основания для расчета оплаты труда наемного персонала).

Учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, должен организовать работодатель

Рассматриваемый бланк формируется ровно за один месяц до введения в эксплуатацию. После того как заполненный акт будет утвержден руководителем фирмы, с его содержанием знакомят всех работников. В случае отказа работника подтвердить факт ознакомления с документом, администрации компании следует составить соответствующий акт, пригласив двух свидетелей. Важно обратить внимание на то, что нарушение данного порядка действий рассматривается как грубый дисциплинарный проступок.

Кем составляется график работ

Документ, определяющий порядок выхода на работу персонала компании должен быть составлен лично руководителем фирмы. Также эта обязанность может быть передана любому должностному лицу, путем издания соответствующего распоряжения. Как правило, данные полномочия передаются сотрудникам кадрового отдела. Следует упомянуть, что, по мнению экспертов, подобный подход является неправильным. Согласно установленным правилам, ответственность за составление расписания должна быть возложена на руководителей структурных подразделений.

После знакомства сотрудников компании с содержанием акта, бланк утверждается руководителем компании путем заверения личной подписью. Также данное право имеется у руководителей обособленных структурных отделов. Также следует упомянуть, что в действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий форму рассматриваемого акта. Это означает, что каждый руководитель имеет право самостоятельно разработать индивидуальную форму.

В верней части документа следует написать его наименование. На полях таблицы приводится перечень сотрудников компании, и указываются их должностные позиции. Напротив каждой фамилии указывается день выхода на сменное дежурство. В задачу составителя входит создание формы, которая будет соответствовать всем критериям, установленным контролирующими органами. Очень важно не допустить переработки и выбрать оптимальный уровень нагрузки для каждого работника компании. Как правило, данный график составляется один раз в течение месяца.

Как заполнить расписание

Внутренний трудовой распорядок, установленный на территории компании, является регламентом, регулирующим порядок заполнения расписания дежурств сменных работников. В этом акте фиксируется длительность рабочей смены, количество и продолжительность перерывов, время начала и окончания производственного процесса, а также порядок чередования смен. На основе данного документа составляется вычисление количества смен, отработанных каждым сотрудником предприятия.

Продолжительность рабочей смены определяется локальными документами компании. Очень важно, чтобы продолжительность дня четко соответствовала значению, указанному в соглашении между работником и администрацией компании. Помимо этого, следует учитывать требования контролирующих организаций и государственных органов. При создании графика, необходимо учитывать требования различных инстанций в отношении работников, задействованных на вредном производстве, инвалидов или тружеников, не достигших совершеннолетнего возраста .

Таблица графика работы на месяц пустой образец:

Суммарное количество рабочих часов должно соответствовать требованиям Трудового кодекса

Порядок Хранения

«Перечень стандартной управленческой архивной документации, образующейся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» является регламентом, регулирующим порядок хранения рассматриваемого документа. Данный перечень был утвержден в две тысячи десятом году Министерством Культуры Российской Федерации.

Согласно нормативным актам, рассматриваемый тип документов должен храниться в государственном архиве в течение пяти лет. В том случае, когда деятельность компании тесно взаимосвязана с вредным производственным процессом, срок хранения продлевается до пяти лет.
Многие работодатели передают графики работ государственному архиву по истечении одного года с момента их ввода в эксплуатацию. Хранение подобной документации на территории предприятия позволяет использовать их для урегулирования спорных вопросов между работниками и администрацией компании.

Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.

Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel. Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания.

Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.

График рабочего времени на 2017 год должен быть в любой компании, применяющей различные режимы труда и отдыха. Составлять его нужно в полном соответствии с законодательными нормами.

Особенности составления графика рабочего времени на 2017 год

Составление графика выходов сотрудников на работу необходимо компании в целях решения целого комплекса задач:

• обеспечение соблюдения прав граждан на нормальную продолжительность рабочего времени;
• информирование сотрудников о порядке чередования рабочих и выходных дней, а также времени ежедневной работы;
• определение суммарного количества рабочих и выходных дней за период.

Чтобы отработать недельную 40-часовую норму по 8 часов в день, работнику в 2017 году необходимо трудиться 247 дней из 365 календарных. Рассматривая производственный календарь 2017 года для пятидневной рабочей недели, который, по сути, также является графиком выходов на работу, и сопоставляя его с 2016 годом, можно увидеть следующее:

• Несмотря на снижение календарной продолжительности 2017 года на 1 день (с 366 до 365 дней), количество рабочих дней осталось идентичным 2016 году.
• Помимо этого, в 2017 году, в соответствии с требованиями ТК РФ, сокращаются на 1 час 3 рабочих дня - 22 февраля, 7 марта и 3 ноября. Их продолжительность равна 7 часам.
• Общее количество выходных и нерабочих праздничных дней в 2017 году уменьшилось на 1 и равняется 118.

Последовательность составления графика

Последовательность составления графика работ включает следующие этапы:

• Первоначально необходимо установить период, на который будет формироваться график (неделя, месяц, квартал, год).
• В случае применения нескольких вариантов организации работ, при которых отличаются режимы труда и отдыха, необходимо сгруппировать персонал в зависимости от этих вариантов.
• Определить общее количество часов работы, получившееся по графику, и сопоставить его с утвержденной нормой рабочего времени, сложившейся за тот же период. При необходимости произвести корректировку.
• Проверить получившееся чередование дней работы на соответствие положениям ст. 110 ТК РФ в целях обеспечения еженедельного непрерывного отдыха не менее 42 часов.

Сложные моменты при формировании графиков

Если в организации, применяющей «типовой» пятидневный режим, заняты лица, не достигшие совершеннолетия, придется учитывать специфические нормы законодательства, установленные для них. То есть при расчете годовой нормы рабочего времени понадобится учесть, что:

• максимально возможная продолжительность рабочей недели не может превышать 24 часов;
• ежедневная продолжительность работы не может превышать 24 / 5 = 4,8 часа (4 часа 48 минут);
• годовая норма времени составляет 247 × 4,8 = 1185,6 часа, но есть 3 предпраздничных дня, тогда получается 1 185,6 – 3 = 1 182,6 часа.

В общих случаях для занятых по пятидневному (да и по любому другому) графику годовая норма рабочего времени составляет 247 дн. × 8 ч - 3 ч = 1 973 часа.

Следует различать общую норму, установленную согласно законодательству, и индивидуальную по сотруднику. Вторая получается путем исключения из плановой нормы за период расчетов времени отсутствия работника с сохранением за ним рабочего места (отпуска, больничные, дни сдачи крови, исполнения государственных обязанностей).

Где бланк график а рабочего времени скачать бесплатно

Составление графиков работ осуществляется в свободной форме. Все применяемые режимы работы в обязательном порядке должны найти отражение в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), коллективном договоре. При этом в трудовом договоре обязательно делается ссылка на наименование режима работы из ПВТР. Допускается устанавливать сотруднику индивидуальный график, не поименованный в локальных актах. Однако такой график должен выступать в качестве обязательного приложения к трудовому договору и описываться в нем. При описании графика работ необходимо указать следующую информацию:

• порядок чередования рабочих и выходных дней;
• продолжительность рабочего дня, время начала и окончания работы в течение смены;
• продолжительность обеденного перерыва и период его использования в течение дня.

Помимо этого, необходимо сформировать график работы на будущий период на отдельном бланке и ознакомить с ним сотрудника (исключение - пятидневная рабочая неделя). По общему правилу сделать это надо не позднее чем за месяц до начала его применения, если у сотрудника меняется режим работы, либо сразу при приеме нового работника. Чаще всего в качестве основы для составления графика используется табель учета рабочего времени, поскольку тогда график выглядит более наглядно. Получить образец графика рабочего времени можно на сайте по ссылке ниже.

***

При составлении графиков работ на 2017 год следует руководствоваться нормой рабочего времени, приведенной в производственном календаре. В текущем году она оказалась меньше на 1 час по сравнению с 2016 годом - 1 973 часа против 1 974. Это связано с тем, что в текущем году, несмотря на меньшую календарную продолжительность, утверждено меньшее количество выходных и праздничных дней.